Produtividade: a melhor ferramenta de organização é você!

13 dez 2018
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Você já se sentiu perdido em meio às demandas crescentes do mercado por produtividade, organização e resultados?

Tem tido dificuldade em encontrar um equilíbrio entre vida pessoal e profissional? Sofre com o estresse e a ansiedade causados pela desorganização?

Então continue lendo…vamos falar sobre organização e produtividade no trabalho e na vida pessoal.

Mais tecnologia, mais rapidez, mais informação e menos produtividade.

Já notou o quanto somos bombardeados diariamente sobre a importância de sermos mais produtivos, das novas tecnologias desenvolvidas para deixar tudo mais ágil, mais produtivo e mais lucrativo?

Então…será que mais tecnologia e acesso à ferramentas idealizadas para aumento de produtividade, gestão de tempo e alta performance resolve realmente o problema da desorganização no trabalho e na vida pessoal?

Nunca foi tão fácil estar (quase) em mais de um lugar ao mesmo tempo!

O armazenamento de dados na nuvem está cada vez mais comum,  possibilitando o acesso à documentos de qualquer lugar e em qualquer dispositivo, e melhor , entre dispositivos.

Já é lugar-comum começar um relatório no notebook do escritório, continuar a linha de raciocínio do celular no fretado à caminho de casa e só finalizar no tablet sentado nao sofá da sala.

Até mesmo reuniões de planejamento são feitas hoje em dia por aplicativos que usamos diariamente como o WhatsApp ou plataformas de comunicação interna e/ou remota como o Slack .

Porém, ainda sofremos com a dificuldade para gerir melhor o tempo e atender as demandas cada vez maiores por produtividade.

A pressão do mercado por resultados mais rápidos e eficazes, buscando altos níveis de produtividade e como consequência, o aumento dos lucros, aumenta também o estresse entre os indivíduos envolvidos e estimulam a ansiedade. Essa pressão é, sem dúvidas, nociva e contra-produtiva.

Por outro lado, gerir melhor nosso tempo tem consequências positivas não só no âmbito do trabalho, mas também em nossa vida pessoal e até em nossa saúde.

Viver na correria, perdido na bagunça das  tarefas, no pico da adrenalina para entregar um trabalho com uma deadline estourada, tudo isso causa uma carga de estresse que ao longo do tempo pode prejudicar profundamente  sua vida profissional e pessoal.

Organizar demanda tempo e dedicação, mas a desorganização pode custar o seu dinheiro, sua saúde e até o seu negócio…

De uma forma geral, a maioria das pessoas têm dificuldade na organização de tarefas e na gestão do tempo por algumas razões simples:

  • Falta de conhecimento de metodologias que facilitam o processo de organização;
  • Falta de hábitos que favorecem a organização;
  • Falta de disponibilidade de tempo para se organizar;
  • O método de organização escolhido não é compatível com o seu estilo de vida, perfil e trabalho.

Não existe método perfeito – escolha o que escolha o que funciona pra você!

Existe uma variedade enorme de métodos e ferramentas para aumentar a produtividade, gerir melhor o tempo e organizar todos os aspectos da sua vida pessoal e profissional.

Basta fazer uma busca rápida na web para encontrar milhares de resultados e sugestões.

Como dito acima, não existe método ou ferramenta perfeita :  o que existe é a metodologia que melhor se adapta ao seu estilo de vida, trabalho, personalidade e necessidades.

O ideal é encontrar uma metodologia, aprender a respeito e experimentá-la por algum tempo, para saber se ela é adequada para você.

Mas talvez você precise experimentar várias metodologias antes de encontrar a que funciona pra você.

O importante é lembrar que nenhuma metodologia ou ferramenta funciona sozinha! Você precisa usá-la e testá-la tempo suficiente para saber se terá resultados ou não.

E é provável que esses resultados não apareçam de uma hora pra outra. Leva tempo para você se adaptar, criar o hábito de alimentar a ferramenta (sim ela não se preenche sozinha), seja ele um método analógico, como o Bullet Journal, ou digital como o Trello que se baseia na metodologia Kanban.

Mas por onde começar?

Para te ajudar na sua pesquisa, vamos falar um pouco sobre o método GTD (Getting Things Done em inglês), uma metodologia de produtividade simples e eficaz que pode ser utilizada por qualquer pessoa, em qualquer âmbito, seja da vida profissional ou pessoal.

Método GTD – A arte de fazer acontecer

O método GTD, criado por David Allen, um especialista em produtividade dos EUA, é uma metodologia de produtividade que se baseia em 5 passos simples para realizar as tarefas do nosso dia a dia profissional e pessoal.

Os 5 passos elencados por Allen são:

  1. Capturar : nesse passo você deve lembrar de todas as tarefas que precisa realizar. Depois, registre essa informação em um local acessível e que possa ser resgatada quando necessário.
  2. Esclarecer : depois de registrar as tarefas que precisa realizar, este é o momento para avaliar cada uma dessas atividades e decidir se elas precisam ser realizadas agora ou não.
  3. Organizar : é o que a etapa descreve literalmente – depois de capturar e esclarecer, organize suas tarefas de forma que elas possam ser consultadas rapidamente. Organizar em listas é uma boa opção para essa etapa.
  4. Refletir: durante esta etapa, você deve refletir sobre as informações que conseguiu organizar nas etapas anteriores, atualizar ou corrigir alguma informação, “passar o pente fino” e identificar aquelas tarefas que ficaram perdidas no meio do fluxo
  5. Engajar: finalmente chegou a hora de agir! Porém, engajar significa agir focado naquilo que está fazendo. É importante estar presente na hora de realizar uma tarefa. O passo “engajar” do GTD procura nos ensinar que, para realizar uma tarefa com sucesso e obter os resultados que buscamos, precisamos estar focados e presentes na tarefa, ou seja, eliminar as distrações e dedicar aquele momento somente à tarefa que está à nossa frente. Engajar é isso!

Um dos maiores atrativos da metodologia GTD é a sua flexibilidade.

O método pode ser aplicado de acordo com as necessidades do usuário. O foco dessa metodologia está nos passos, porém não há uma rigidez na ordem de organização deles. Tudo vai depender da necessidade e estilo de vida de cada usuário.

Não há a necessidade ou obrigatoriedade de utilizar uma ferramenta digital para começar a utilizar o método. Um simples caderno é suficiente.

Mas você consegue encontrar templates prontos para o Trello que podem ser editadas de acordo com as suas necessidades e fluxo de trabalho.

O importante é se dispor a utilizar a metodologia e seguir suas recomendações, independentemente da ferramenta que você decidir utilizar.

O método GTD é mais aprofundado e com mais nuances e detalhes do que acabamos de descrever, mas se os passos descritos acima te deixaram interessado a saber mais e a experimentar essa metodologia no seu dia a dia, este vídeo é uma introdução ao assunto:

Será que a desorganização está afetando a percepção que você tem sobre suas competências e seu negócio?

A desorganização provoca uma queda na produtividade que causa uma reação em cadeia prejudicando seu desempenho, sua relação com os membros da equipe, seu relacionamento com os clientes e a agilidade das suas entregas.

Ela pode, em alguns casos, desencadear síndromes como a Síndrome do Impostor, uma síndrome que afeta a autopercepção fazendo com que a pessoa não consiga internalizar suas conquistas e resultados.

Para entender mais sobre essa condição dá uma olhadinha no texto Descubra como a síndrome do impostor te impede de empreender e compartilhar conhecimentos.

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